Zmiany w strukturze faktur w Polsce, mają na celu usprawnienie obiegu dokumentów między przedsiębiorstwami i Urzędem Skarbowym. „KSeF„, czyli Krajowy System e-Faktur, wprowadza istotne zmiany dla firm, które są niezbędne do zrozumienia i zastosowania.
Aktualizacje w obowiązkach firm: Wysyłanie faktur na bieżąco
Wdrożenie KSeF oznacza dla firm obowiązek przesyłania faktur do Urzędu Skarbowego na bieżąco – do końca dnia bieżącego. Ten pre-requisite wymaga od przedsiębiorców dostosowania swoich procedur, aby zapewnić terminowe przesyłanie dokumentów do KSeF – co jest kluczowym elementem, to redefinicji procesu obiegu faktur. Warto wspomnieć, że ten wymóg dotyczy tylko transakcji między firmami (B2B) oraz nie dotyczy osób prywatnych (B2C).
Nowość dla firm: Pobieranie faktur z KSeF
Następną istotną zmianą dla firm w ramach Krajowego Systemu e-Faktur jest konieczność pobierania faktur elektronicznych z systemu KSeF. Ta nowa zasada znaczy, że każda firma będzie miała dostęp do wszystkich faktur w jednym, centralizowanym miejscu – upraszczając procesy zarządzania dokumentami i poprawiając efektywność obiegu pieniężnego.
Korzyści systemu obiegu dokumentów dla firm
Wprowadzenie KSeF oznacza, że faktury będą wystawiane głównie w wersji elektronicznej. W związku z tym system obiegu dokumentów w firmie zyskuje na znaczeniu. Dobre i profesjonalne wdrożenie takiego systemu, przynosi wiele korzyści dla firmy:
- Efektywność: Elektroniczne procesowanie dokumentów zwiększa wydajność
- Oszczędność: E-faktury eliminują koszty związane z drukiem, dostawą i przechowywaniem dokumentów papierowych.
- Precyzyjność: Automatyzacja procesu fakturowania minimalizuje ryzyko błędów ludzkich.
- Szybkość: E-faktury można wysyłać i odbierać natychmiast, co przyspiesza procesy płatności.
- Zarządzanie danymi: Elektroniczny obieg dokumentów ułatwia śledzenie i analizę danych, co korzysta zarządzaniu i księgowości.
- Zrównoważony rozwój: Redukcja użycia papieru przyczynia się do działań na rzecz ochrony środowiska.
- Bezpieczeństwo: Cyfrowe faktury są mniej narażone na utratę czy zniszczenie w porównaniu do dokumentów papierowych.
Obieg elektronicznych dokumentów naszej firmy zapewnia zgodność z obecnymi przepisami prawa, oferując standardowy format generowania i przechowywania e-faktur.
Podsumowanie: Wpływ Krajowego Systemu e-Faktur na firmy
Chociaż wprowadzenie Krajowego Systemu eFaktur ma na celu usprawnienie procesów, firmom zaleca się dokładne zrozumienie, jakie zmiany przyniesie KSeF dla ich działalności. Warto pamiętać, że ostateczne przepisy dotyczące działania systemu KSeF nie zostały jeszcze sfinalizowane, zatem kluczowe jest śledzenie najnowszych aktualizacji na ten temat.