System obiegu dokumentów

Wprowadź elektroniczny przepływ dokumentów i zwiększ kontrolę nad swoją firmą

Czym są systemy elektronicznego obiegu dokumentów

Każda firma spotyka się z problemem dokumentów papierowych, które krążą w firmie. Dokumenty się gubią, ulegają zniszczeniu lub zaplątują się wśród innych pism. Gdy są to dokumenty kosztowe, takie sytuacje mogą poważnie zakłócić działanie firmy.

Jak tego uniknąć?

Wprowadź systemy elektronicznego obiegu dokumentów. Dzięki nim rejestrowanie i przetwarzanie dokumentów jest szybsze i bezpieczniejsze. Dzięki systemowi ODO firmy Dalma możesz skutecznie uporządkować całą papierologię oraz zintegrować obieg dokumentów kosztowych z systemem finansowo-księgowym ERP.

Poznaj systemy informatyczne
Dalma ERP

Zobacz, jak program do obiegu dokumentów Dalma pomoże zarządzać dokumentami kosztowymi

Miej pod kontrolą każdy dokument wpływający do firmy

Definiuj i kontroluj dostęp do dokumentów dla poszczególnych osób w firmie

Zdigitalizuj wszystkie dokumenty kosztowe wpływające do firmy, aby móc śledzić ich szczegółową ścieżkę zatwierdzania ich zasadności. Kontroluj ich poprawne dekretowanie, aby w systemie ODO automatycznie trafiały do odpowiednich osób w celu ich weryfikacji i późniejszej akceptacji.

Skonfiguruj odpowiednie ścieżki oraz warunki akceptacji. Stwórz procesy, które kontrolują, w jaki sposób przetwarzany jest każdy dokument. Zdefiniuj, jakie osoby mają wgląd do dokumentu oraz określ warunki akceptacji dokumentów. Miej pewność, że wgląd do ważnych dokumentów biznesowych mają tylko upoważnione osoby.

Miej pod kontrolą każdy dokument wpływający do firmy

Definiuj i kontroluj dostęp do dokumentów dla poszczególnych osób w firmie

Przyspiesz proces akceptacji dokumentów w firmie

Zintegruj system obiegu dokumentu z wykorzystywanymi systemami ERP

Uruchom system powiadamiania elektronicznego o dokumentach do akceptacji. Otrzymuj powiadomienia mailowe o wszystkich dokumentach, które czekają na akceptację innych osób lub Twoją. Wyeliminuj przetrzymywanie dokumentów i sprawdź, gdzie i u kogo utknął dany dokument.

Wykorzystaj paczki księgowań do zbiorczego księgowania wielu należności w ramach integracji z systemem finansowo-księgowym ERP w Twojej firmie. Automatycznie wysyłaj pozytywnie zaakceptowane dokumenty kosztowe do działu księgowości, aby zostały sprawdzone pod względem merytorycznym oraz dekretowane.

Przyspiesz proces akceptacji dokumentów w firmie

Zintegruj system obiegu dokumentu z wykorzystywanymi systemami ERP

Poznaj systemy informatyczne
Dalma ERP

System obiegu dokumentów kosztowych
– kiedy warto po niego sięgnąć

Twoja firma rośnie i nie jesteś w stanie zapanować nad wszystkimi dokumentami wpływającymi do firmy.

Dokumenty zalewają Twoja firmę i nie wiesz, jak powinny być procesowane, aby nic nie umknęło.

Coraz częściej zdarza Ci się, że jakiś dokument ginie w firmie – Twoi pracownicy, zamiast zająć się biznesem, szukają zagubionych dokumentów.

Masz problemy z akceptacją dokumentów kosztowych. Czasami są one wstrzymywane przez jakiś dział, co powoduje nieterminowe opłaty, a w konsekwencji brak dostaw ważnych komponentów koniecznych do funkcjonowania firmy.

Zdarzyło się, że osoba akceptująca wykonanie płatności potwierdziła zapłatę za nienależne faktury, które zostały nieprawidłowo wystawione pod względem formalnym lub merytorycznym.

Chcesz wprowadzić wszystkie dokumenty kosztowe do systemu informatycznego i zdefiniować ścieżki akceptacji każdego dokumentu.

Chcesz mieć możliwość łatwego wyszukiwania oraz podglądu każdego dokumentu kosztowego w wersji cyfrowej.

Co zyska Twoja firma, dzięki programowi do zarządzania dokumentami kosztowymi

Zmniejszenie kosztów operacyjnych

Zaoszczędź czas i pieniądze w ramach przyspieszenia i automatyzacji obsługi dokumentów.

Odnajdź szybko potrzebny dokument lub wykonaj jego duplikat.

Ogranicz koszty wynikające z z obecnego braku kontroli nad terminowością wykonywanych opłat.

Usprawnienie pracy w firmie

Przyśpiesz obsługę i przetwarzanie dokumentów i zyskaj więcej czasu na pracę koncepcyjną

Wyeliminuj konieczność wprowadzania tych samych danych po raz kolejny w różnych systemach.

Uporządkuj pracę z dokumentami dzięki powiadomieniom mailowym o pojawieniu się nowego dokumentu do zatwierdzenia.

Przyspiesz ścieżkę akceptacji dokumentów poprzez minimalizowanie przetrzymywania go przez konkretnych decydentów w firmie.

Optymalizacja przepływu informacji

Stwórz ścieżki autoryzacji dokumentów, aby zawsze trafiały tam, gdzie powinny.

Uniknij zatorów podczas przetwarzania dokumentów dzięki powiadomieniom, gdzie znajduje się dany dokument.

Znajdź błyskawicznie dokument, sprawdź, kto go zaakceptował i podejrzyj w formie cyfrowej.

Upewnij się, że zadeklarowane warunki są również zawarte w podesłanej umowie czy fakturze.

Monitorowanie procesów na każdym etapie

Definiuj ścieżki autoryzacji i warunków automatyzacji ze względu na rodzaj dokumentu.

Nadzoruj każdą fakturę wprowadzaną do firmy, aby nie dopuścić do nieprawidłowości, które mogą powodować nadużycia finansowe.

Dlaczego warto skorzystać z elektronicznego obiegu dokumentów Dalma

Nasze rozwiązania dopasują się do potrzeb Twojej firmy i do tego, jak wygląda proces obiegu dokumentów.

Zapewniamy wsparcie techniczne online zarówno w czasie wdrożenia systemu, jak i podczas jego użytkowania.

Dajemy pełną elastyczność dostosowania proponowanych rozwiązań do indywidualnych

Mamy 30 lat doświadczenia w modelowaniu procesów w firmach produkcyjnych i handlowych.

Poznaj systemy informatyczne
Dalma ERP

Chcesz bliżej poznać nasz system do obiegu dokumentów kosztowych?  Umów się na darmową konsultację.

Skontaktuj się z nami i poznaj rozwiązania, które pomogą zoptymalizować działanie Twojej firmy.

O czym możemy porozmawiać podczas konsultacji?

Jakie rozwiązania będą najlepsze dla Twojej firmy i przyniosą jej największą wartość.
Dzięki jakim narzędziom możesz usprawnić obieg dokumentów kosztowych w swojej firmie.
Jak wygląda wdrożenie programu do elektronicznego obiegu dokumentów z Dalmą.