wrzesień 2023 - Dalma - oprogramowanie ERP

Krajowy System e-Faktur (KSeF) – Najważniejsze zmiany dla firm

Aktualizacje w obowiązkach firm: Wysyłanie faktur na bieżąco

Wdrożenie KSeF oznacza dla firm obowiązek przesyłania faktur do Urzędu Skarbowego na bieżąco – do końca dnia bieżącego. Ten pre-requisite wymaga od przedsiębiorców dostosowania swoich procedur, aby zapewnić terminowe przesyłanie dokumentów do KSeF – co jest kluczowym elementem, to redefinicji procesu obiegu faktur. Warto wspomnieć, że ten wymóg dotyczy tylko transakcji między firmami (B2B) oraz nie dotyczy osób prywatnych (B2C).

Nowość dla firm: Pobieranie faktur z KSeF

Następną istotną zmianą dla firm w ramach Krajowego Systemu e-Faktur jest konieczność pobierania faktur elektronicznych z systemu KSeF. Ta nowa zasada znaczy, że każda firma będzie miała dostęp do wszystkich faktur w jednym, centralizowanym miejscu – upraszczając procesy zarządzania dokumentami i poprawiając efektywność obiegu pieniężnego.

Korzyści systemu obiegu dokumentów dla firm

Wprowadzenie KSeF oznacza, że faktury będą wystawiane głównie w wersji elektronicznej. W związku z tym system obiegu dokumentów w firmie zyskuje na znaczeniu. Dobre i profesjonalne wdrożenie takiego systemu, przynosi wiele korzyści dla firmy:

Efektywność: Elektroniczne procesowanie dokumentów zwiększa wydajność

Oszczędność: E-faktury eliminują koszty związane z drukiem, dostawą i przechowywaniem dokumentów papierowych.

Precyzyjność: Automatyzacja procesu fakturowania minimalizuje ryzyko błędów ludzkich.

Szybkość: E-faktury można wysyłać i odbierać natychmiast, co przyspiesza procesy płatności.

Zarządzanie danymi: Elektroniczny obieg dokumentów ułatwia śledzenie i analizę danych, co korzysta zarządzaniu i księgowości.

Zrównoważony rozwój: Redukcja użycia papieru przyczynia się do działań na rzecz ochrony środowiska.

Bezpieczeństwo: Cyfrowe faktury są mniej narażone na utratę czy zniszczenie w porównaniu do dokumentów papierowych.

Obieg elektronicznych dokumentów naszej firmy zapewnia zgodność z obecnymi przepisami prawa, oferując standardowy format generowania i przechowywania e-faktur.

Podsumowanie: Wpływ Krajowego Systemu e-Faktur na firmy

Chociaż wprowadzenie Krajowego Systemu eFaktur ma na celu usprawnienie procesów, firmom zaleca się dokładne zrozumienie, jakie zmiany przyniesie KSeF dla ich działalności. Warto pamiętać, że ostateczne przepisy dotyczące działania systemu KSeF nie zostały jeszcze sfinalizowane, zatem kluczowe jest śledzenie najnowszych aktualizacji na ten temat.

Zalety cyfrowego obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie

W dobie cyfryzacji, coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na implementację systemu obiegu dokumentów. Niewątpliwie, wiele osób zastanawia się, jak bardzo taki sposób prowadzenia dokumentacji jest lepszy od konwencjonalnego papierowego modelu. Przyjrzyjmy się zaletom systemu obiegu dokumentów

Wygoda i dostępność

Cyfrowy obieg dokumentów zdecydowanie ułatwia pracę poprzez zapewniając szybki dostęp do konkretnego dokumentu. Dzięki przechowywaniu dokumentów w formie cyfrowej, jednym kliknięciem myszy możemy odnaleźć niezbędne informacje, akceptować je lub dodawać do nich poprawki.

Poprawa wydajności i produktywności

Oprócz zwiększenia efektywności pracy, system obiegu dokumentów ułatwia delegowanie zadań i sprawdzanie ich postępów. Przenosi również odpowiedzialność na osoby zajmujące się konkretnymi zadaniami, co przekłada się na lepszą organizację. W firmie pracownicy mogą zaoszczędzić nawet 27% czasu, dzięki dobremu zarządzaniu dokumentami.

Jak system obiegu dokumentów pomaga firmom z wieloma oddziałami?

W przypadku organizacji posiadających wiele biur elektroniczny obieg dokumentów oferuje znaczne ułatwienia. Dokumenty mogą być bez trudu przesyłane między biurami z prędkością światła, co pozwala na oszczędność czasu i zasobów. Z kolei, stary, dobry model papierowy wymagałby fizycznego transportu dokumentów, co prowadzi do opóźnień i dodatkowych wydatków.

System obiegu dokumentów a troska o środowisko

Również, kiedy weźmiemy pod uwagę ochronę środowiska, system obiegu dokumentów jest wyborem korzystniejszym. Przejście na cyfrowe przechowywanie i udostępnianie dokumentów pozwala znacznie ograniczyć zużycie papieru. Jest to działanie, które nie tylko przynosi oszczędności finansowe ale także jest proekologiczne.

Jak system obiegu dokumentów wpływa na czas reakcji?

Czas reakcji jest kluczowy w dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu, a system obiegu dokumentów w znaczny sposób przyspiesza ten proces. Dzięki szybkiemu dostępowi do potrzebnych dokumentów, łatwo je zarządzać co pozwala na efektywne podejmowanie decyzji. W porównaniu, tradycyjna metoda na papierze prowadzi do opóźnień związanych z fizycznym dostępem do dokumentów.

Bezpieczeństwo

Systemy cyfrowego obiegu dokumentów często są wyposażone w narzędzia do zarządzania dostępem, co pozwala na ścisłą kontrolę nad tym, kto ma dostęp do konkretnych informacji. To dodatkowo zwiększa bezpieczeństwo i chroni prywatność naszych danych.

Zwiększ produktywność z naszym systemem

Podsumowując, system obiegu dokumentów naszej firmy oferuje wiele przewag nad tradycyjnym, papierowym modelem – od wzrostu efektywności, poprzez ekologiczne aspekty, po wygodę użytkowania. Jest to innowacyjne rozwiązanie, które cieszy się rosnącym zainteresowaniem firm – od małych przedsiębiorstw po wielkie korporacje.